podpora@humanet.sk +421 905 510 687 +421 905 499 052 Podpora Videonávody Príručky Školenia Novinky

17.08.2011 / Ako vybrať program pre outsourcing

Ako vybrať program pre outsourcing

Spracovanie účtovnej a mzdovej agendy formou outsourcingu si volí čoraz viac firiem. Firmy si nechávajú len malý počet interných zamestnancov, ktorí zabezpečujú nevyhnutnú dennú operatívu, primárnu evidenciu, fakturáciu a pod. Ostatné činnosti presúvajú na outsourcingovú spoločnosť. Cieľom je nielen ušetriť na nákladoch spojených s internými zamestnancami, ich vzdelávaním a so správou účtovných systémov, ale aj snaha získať profesionálne a kvalitné služby. Outsourcingová firma garantuje kvalitu, termíny aj rozsah spracovania. Jej základným pracovným prostriedkom je kvalitný účtovný systém, ktorý v čo najväčšej miere rešpektuje špecifiká outsourcingu. Aké sú to vlastnosti? Ako si správne vybrať program pre outsourcing? Práve tejto téme je venovaný článok, ktorý čítate.

Ovládanie a funkčnosť systému

Dnes je na trhu veľké množstvo účtovných systémov. Každý program má svoju logiku usporiadania informácií, ovládacích prvkov, spôsob ovládania. Ich hodnotenie často nie je otázkou kvality, ale nášho zvyku. Pri posudzovaní programu sa nepozerajte na základné vlastnosti ako je vystavenie faktúry alebo zaúčtovanie interného dokladu. To je samozrejmosťou. Hľadajte vyššie funkcie ako rôzne filtre, triedenia, možnosť tvorby vlastných zostáv. Oproti internému spracovaniu outsourcingová firma pre jednotlivých klientov spracováva dávkovo veľké množstvo údajov. Preto je dôležité maximálne zjednodušiť a zautomatizovať opakujúce sa činnosti. Výhodou sú funkcie ako automatické vytváranie dokladov kopírovaním, hromadné zmeny, hromadné kopírovanie, automatické vytváranie dokladov z pomocných evidencií, automatické zaúčtovanie, kopírovanie nastavení pri zakladaní novej databázy a pod.

Prístup k programu

V outsourcingovej firme pracuje viac účtovníkov a ich počet a zaradenie sa podľa potreby mení. Účtovný systém musí byť pružný a umožňovať zmenu prístupov tak, aby každý účtovník mohol zo svojho počítača pristupovať k dátam všetkých zákazníkov. Najbežnejším riešením je vlastný server a používanie programu prostredníctvom vnútornej firemnej siete.
Takmer všetky bežné účtovné programy sú primárne určené pre interné spracovanie. Požiadavka outsourcingu na on-line prístup pre dodávateľa účtovných služieb a súčasne aj pre jeho klienta, sa vo väčšine systémov rieši cez Windows Terminal Services. Druhým kvalitatívne novým riešením je internetová aplikácia.
Riešenie formou Windows Terminal Services je technicky náročnejšie a väčšinou aj nákladnejšie. Väčšina dodávateľov ponúka takéto riešenie vzdialeného prístupu za dodatočný poplatok.
Internetové riešenie poskytuje u nás v súčasnosti veľmi málo dodávateľov, pretože vytvorenie ekonomickej internetovej aplikácie je časovo a finančne veľmi náročné. Internetová aplikácia nikdy nemôže vzniknúť úpravou Windows aplikácie. Výhodou internetového riešenia je, že nie je viazané na konkrétny počítač alebo operačný systém. Do programu vstupujete cez internetový prehliadača a môžete pracovať z kancelárie, z domu alebo aj od klienta. Rovnako bez akýchkoľvek dodatočných nákladov môže cez internet do systému pristupovať aj zákazník. Bonusom je prístup z iných zariadení (mobilný telefón, tablet, TV).

Aktualizácie programu

Aktuálnosť legislatívy, nové funkcie a vylepšenia sú v účtovných programoch samozrejmosťou. Pozrite si internetové stránky výrobcu ako často a za akých podmienok dochádza k aktualizácii programu. Zistite si, či nemusíte za každú legislatívnu aktualizáciu programu platiť. Každý seriózny dodávateľ Vám legislatívne aktualizácie dáva ako súčasť platenej systémovej údržby alebo podpory. Spôsob akým sa tieto aktualizácie inštalujú Vám môže ušetriť veľa času. Niektorí dodávatelia posielajú aktualizácie na CD, iní umožňujú ich stiahnutie z internetu. Dodávateľ vždy pri uverejnení novej verzie pošle emailom informáciu. Veľa času a starostí Vám vie ušetriť, ak program pri spustení kontroluje dostupnosť novej verzie a umožní jej automatickú inštaláciu. V takom prípade stačí iba chvíľu počkať, kým inštalácia novej verzie prebehne automaticky.
Internetové aplikácie ponúkajú ešte väčší komfort. Aktualizáciu zabezpečuje dodávateľ a Vy máte istotu, že vždy pracujete s najnovšou verziou. Dobré je, ak Vás takýto program upozorní, že od Vášho posledného prístupu bola nainštalovaná nová verzia a Vy si môžete pozrieť aké zmeny obsahuje.

Servisné služby

Pred kúpou programu si skontrolujte, čo všetko v cene dostávate. Či cena zahŕňa nielen aktuálnu verziu, ale aj nové verzie a na aké dlhé obdobie. Či máte nárok na poradenstvo formou telefónu, emailu a aké sú obmedzenia tohto poradenstva. Zistite si, či Vám vie dodávateľ poradiť nielen s ovládaním programu, ale aj s legislatívou a aké školenia Vám dokáže poskytnúť

Cena

Cena je určite dôležitá, ale nemá byť rozhodujúcim faktorom. Vždy by ste mali zvažovať, čo za danú cenu dostane a ako Vám vie daný program ušetriť prácu a pomôcť. V prípade účtovníckych firiem je dôležité aký rozsah dát a za akú cenu Vám program umožňuje spracovať. Vo väčšine prípadov sa cena stanovuje podľa počtu firiem a užívateľov s obmedzeniami na rozsah spracovaných dát (v mzdách na počet zamestnancov a v účtovníctve na počet dokladov alebo obrat). V takomto prípade vždy platíte aj za niečo, čo nikdy nevyužijete, keďže iba v minimálnom počte prípadov sa trafíte presne na limit, ktorý ste si zaplatili. Omnoho výhodnejšou možnosťou je zaplatiť presne toľko, koľko ste spracovali dát. Umožňujú to internetové aplikácie, ktoré stanovujú cenu na jednu spracovanú výplatu a jeden spracovaný účtovný doklad.
Väčšina dodávateľov predáva programy formou licencie a k tomu sa pridáva ročný poplatok za systémovú údržbu. Takto zakúpený softvér musíte v závislosti od jeho ceny evidovať v majetku a odpisovať. Na trhu sú už dostupné aj riešenia, kedy dodávatelia ponúkajú ekonomický softvér na princípe „Softvér ako služba“. Tento princíp má veľa prívržencov, pretože neplatíte za licenciu, ale za používanie programu, nič neevidujete v majetku a neodpisujete, všetko máte hneď v nákladoch. Bežné je to u internetových riešení.

Dodávateľ

Ekonomická sila, doba pôsobenia na trhu a počet zákazníkov sú meradlom kvality práce dodávateľa. Čím dlhšie je na trhu, tým má väčšie skúsenosti a tým je väčší predpoklad poskytovania kvalitných služieb. Pozrite si ako dlho daná firma na Slovensku pôsobí a aké má referencie.

Zhrnutie

Pri výbere ekonomického softvéru ako hlavného výrobného nástroja v prípade podnikania v oblasti spracovania miezd a účtovníctva majte na zreteli, aké funkcie Vám vie daný softvér ponúknuť, v čom Vám uľahčí prácu, kto ho predáva, za akú cenu a čo v cene, ktorú zaplatíte dostanete. Ekonomický softvér by Vás mal čo najviac odbremeniť od rutinných, opakujúcich sa činností a tiež od neproduktívnych činností ako je inštalácia nových verzií a pod.
Vhodným riešením pre outsourcing sú internetové aplikácie. Postupne získavajú svoje miesto medzi osvedčenými účtovnými systémami. Výhody, ktoré prinášajú, prevyšujú potenciálne riziká, ktoré ľudia spájajú s internetom. Tak ako dnes bežne cez internet pristupujeme k našim osobným financiám v banke, nakupujeme a platíme v e-shopoch aj firemná agenda sa presunie do prostredia internetu. Je to len otázka času.