Osobný spis zamestnanca - 1. časť

Každý zamestnávateľ by mal pre svojho zamestnanca evidovať osobný spis zamestnanca. Osobný spis zamestnanca alebo inak nazývaná zložka zamestnanca nemá legislatívne nariadenú formu. Zvyčajne však zložka obsahuje všetky dokumenty týkajúce sa začiatku pracovnoprávneho vzťahu, jeho priebehu a ukončenia. V osobnom spise by sa mali uchovávať predovšetkým personálne doklady týkajúce sa zamestnanca, ale môžu obsahovať aj mzdovú agendu.

Osobný spis zamestnanca môžeme rozdeliť do 3 základných oblastí, ktoré si postupne preberieme:

• pri vzniku pracovného pomeru,
• v priebehu pracovného pomeru,
• pri ukončení pracovného pomeru.

Pri vzniku pracovného pomeru môžeme uchovávať v zložke zamestnanca nasledovné dokumenty:

• žiadosť o prijatie do pracovného pomeru,
• životopis,
• súhlas so spracovaním osobných údajov,
• osobný dotazník zamestnanca, ktorý by mal obsahovať predovšetkým údaje potrebné pre prípravu pracovnej zmluvy a prihlásení do Sociálnej poisťovne a príslušnej zdravotnej poisťovne,
• akceptačný list – tzv. prísľub budúceho zamestnania,
• doklad o dosiahnutom vzdelaní,
• pracovný posudok,
• výpis z registra trestov,
• vstupná zdravotná prehliadka, doklad o zdravotnej spôsobilosti,
• potvrdenie o zamestnaní – zápočtový list,
• pracovná zmluva,
• súhlas zákonného zástupcu mladistvého zamestnanca,
• oznámenie a dohoda o delenom pracovnom mieste,
• dohoda o vykonaní práce,
• dohoda o pracovnej činnosti,
• dohoda o brigádnickej práci študentov,
• potvrdenie o návšteve školy,
• prihláška do Sociálnej poisťovne,
• prihláška do zdravotnej poisťovne,
• informačná karta, v prípade zamestnania občana Európskej únie alebo občana Európskeho hospodárskeho priestoru,
• pracovné povolenie a povolenie na pobyt, v prípade občana tretej krajiny,
• doklad o poberaní dôchodkovej dávky (invalidný, starobný alebo výsluhový dôchodok),
• preukaz ZŤP,
• oboznámenie s internými smernicami zamestnávateľa,
• oboznámenie s právnymi predpismi a BOZP,
• oboznámenie mladistvého zamestnanca s BOZP.

Z pozície zamestnanca treba myslieť na to, že má právo nahliadnuť do osobného spisu a robiť si z neho odpisy, výpisy a kópie.